「知らなかったこと」に気づけて、「分かる」ようになると ”嬉しい”。
「出来なかったこと」が、「出来る」ようになると ”楽しい”。

これは、かつて、私の部下が語ってくれた言葉で、これこそが目指す総務の在り方であると実感した言葉です。

つまり、誰しも最初から仕事をこなせるわけではないし、好きで仕事をしている人はそう多くないと思います。
だからこそ、私には、目指すべきあり方を伝えたいという思いが常にあります。
仕事には、”期限”がつきものです。
まさしく、最優先順位の仕事ではありますが、多くの人が組織の中で間違えてしまうのは、この優先順位です。
期限を遵守した中で、遂行すべき順序は、「嫌なこと」、「面倒なこと」、「分からないこと」、「苦手なこと」に
該当する仕事こそが優先されるべきであり、これらには概ね「頼まれた相手」、「渡すべき相手」が存在しています。
あくまで自分だけで完結する仕事が、これらを優先することはあり得ないのです。
我が総務部は、他社の総務部と何ら変わるところはありません。
総務部の役割は、大別して ①人事労務、②財務経理、③総務庶務、④営業事務、⑤資産管理の5つです。

1.相手の求めに応えること 2.周囲に負担をかけないこと 3.自分のペースで仕事を進めること

この 3つの本質、実は、当たり前のことを、当たり前にこなすだけなのです。強いて他社と違うとすれば、当たり前の「範囲」と当たり前にこなす「熱さ」かもしれません。これこそ、総務部に課せられた、会社にとっての『チームワーク』を生み出す為に不可欠な歯車の1つであると確信しています。

実は総務部が最も多く予期せぬ相手と接している…。

会社の窓口として機能する以上、礼儀・挨拶・身だしなみには細心の注意が求められるわけですが、電話応対であれ接客であれ、ここに弊社組織人としての資質が常に発揮されなくてはなりません。その為には、自らの職務だけに満足な成果を上げていても、求められる人材には到達しません。総務部に至っては、少数で最大効果を生み出す ”気の利く” 精鋭でなければならないのです。従って、総務業務のことは、総務部の誰に聞いても分かる。『担当者に聞かないとわからない…』という返しは、あってはならないのです。ただ、総務部の業務というのは会社全体を下支えする部署であって、そもそも仕事の成果が表だって見える必要はありません。つまり、私たちは ”主役”でも ”脇役”でもない、演者を引き立てる制作スタッフであることを自覚して臨んでいます。

”攻め”の総務部・・・その必須要件は、3つの本質を達成する為の、
私が呼ぶ 「4S」 と 「11の掟」 の実践から導かれる。

結果の集計を主業務としており、それが故に正確かつ詳細な事実を知るのは誰よりも早い。
だからこそ、聞かれる前に発信することと、待っているのではなく自ら求める姿勢に専念しています。

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例えば…
Q.あなたは一日の仕事の終わりを
何をもって決めていますか?

A.”17:30”だから・・・ではない!
事前に今日の予定と決めたことを、やり遂げて終わりとする。その前提をもって、17:30迄に完結させる。

目指すべきは…(=“目標”ではない、必ず到達する。それは、現実に時間が解決する)
その方程式は…

ここが…!
仕事が
出来る人

要領が
良い人

約束を
守る人

“4S”の姿勢・意識を
継続実施している人

“4S”を持ちあわせている人

(1).ルール・約束を守る…ということは、
①メモは必ず、常に。
②上司からの“お願い”=“命令”
③言ったor言わない問答はあり得ない。
④“忘れる”なんてあり得ない…即ち、

忘れない為の方策を持ち合わせ、かつ実践している。
(勿論、完璧を求めている訳ではない…)

4S



正確
スピード
センス
(出来映え)

性格
(特に正直)

結果の集計である以上、”当たり前”のこと。
100%…という意味ではない。つまり、ここだけは…
という部分には絶大な周囲からの信頼感を得ている。

①「よーいドン!」で、どれだけ早く出来るのか…
ではない!即ち、相手が求める時、既に準備が出来ていること。つまり、即答可の状態。
すぐ行動する
常にそれだけの余力を残しておくこと。
これらが、自分の実力(知識・経験)とは別に、相手からの信頼感を得る土台となる。


①全体像が見えている。
②少なからず、完成段階の絵を想定している。
③P・D・C の実践が反復されている。
” 反復 ” は力なり
※反復と繰り返しは別物

①報連相を遵守している。
②「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」
嫌だと思うこと、出来ない・知らないこと等をすべてオープンに出来、そして受け入れることが肝要。
つまり、「知らないことが分かった時の ”嬉しさ”」 と「できなかったことが出来るようになった時の ”楽しさ”」を追求することが、自分の懐を広げる術である。

(2).『正確』であるのは、”答え”・・・と共に、その求め方。
「今までそうだった」、「○○さんがそうしていた」を正解として使うのは、何故そうしているのか理解しているときだけである。
(3).自分の感情で、優先順序を決めてはいけない。
優先順序を決めるのは、あくまでも”相手”。
(4).自分から発信する。
「言われる迄放っておく」、「言われてからやる」は厳禁。
(5).仕事から逃げない・無視しない。
(=「自分の仕事ではない」、「知らない」からといって断らない)自分の業務範囲を拡げることは永久目的であり、他人のパートを知ることは組織の共有化としての強みと、巡り巡っての自身の負担軽減に繋がる。

(6).解らないままにしない。
どうやるのか、何故やるのか、やることで何に気づくのか・・・を把握することで、自分の位置とその前後を知る。つまり、全体が見えることに他ならない。
(7)ムダはしない(但し、分かっていてのムダは別)
理解しないままが重複を発生させる。つまりムダが存在するということであり、常に工夫と効率化を試行する。
(8)自分の意思を、自分の言葉で、相手に伝える(理解してもらう)。
自己満足の仕上りを押し付けるのは、組織として逆効果であり、又、その意思伝達なしでは、ムダな時間とコミニュケーションを発生させる。
(9).報連相を履き違えないこと。
報連相が必要か否かの判断をする、又は求めているのは、あくまでも相手であって、自身で判断を下せるのはごく僅か。
(10).分からないことは、(最短コースでの)分かる人に聞く。
①何も考えずに、答えだけを聞いて確認するパターンは間違い。
②聞くべき相手を選り好みしてはいけない。

(11).「解らなくて出来ない」と「分かっていてやらない」は、全然違う。
“出来ていない”という結果は同じであるが、その後の対処克服にあたっては全く正反対(質が悪いのは、後者)。

資格の取得・・・それは、受ける時イコール受かる時

資格取得について、建設業の総務部員である以上、「建設業経理士」の取得は必須であると考えています。
教育が成功しないパターンとして陥りがちなことは…
①取らせたい側は、「資格取れ…」と口頭でハッパをかけるだけ、②受ける側は、資格を取りたいと思っているのに、無意味な忙しさを理由に、面倒くさがったり、継続しなかったり、分からないところで途切れてしまったり等、取得に対する願望とその為の実行の意欲が時間の経過と共に一致しなくなることです。
そこで、弊社の”チームワーク”たる組織力が登場するのです。
当然のことながら、本人がその気にならない限り推奨しませんが、やるとなれば社内の1級合格者である現役の実務社員指導の下、背中を押す役に徹し、会社として強力にバックアップしています。

「会議」とは、参加者全員が各々の意思を自発的に表明し、1つのテーマに対して全員が同じ方向に向かってあらゆる角度から認識を共有する為の討論の場であって、間違っても、進行役や決定権者の独演会ではない。

”成功”を見習い、”失敗”を自分に重ね、これを共有認識し、明日への糧にしています。
具体的には、自らの月間行動予定を翌月初に実績回顧し、月例の会議討論の場で「良かった点」及び「悪かった点」を開示発表し、他部員から意見を求め、互いにその実例を以って当月以降のスケジュール実践に活かしています。