常務取締役 総務部長下田和広

KazuhiroShimoda

取締役総務部長説明背景

Interview

我が総務部は、厳しい…が、楽しい。

「知らなかったこと」に気づけて、「分かる」ようになると ”嬉しい”。

「出来なかったこと」が、「出来る」ようになると ”楽しい”。

これは、かつて、私の部下が語ってくれた言葉で、これこそが目指す総務の在り方であると実感した言葉です。つまり、誰しも最初から仕事をこなせるわけではないし、好きで仕事をしている人はそう多くないと思います。だからこそ、私には、目指すべきあり方を伝えたいという思いが常にあります。
仕事には、”期限”がつきものです。まさしく、最優先順位の仕事ではありますが、多くの人が組織の中で間違えてしまうのは、この優先順位です。期限を遵守した中で、遂行すべき順序は、「嫌なこと」、「面倒なこと」、「分からないこと」、「苦手なこと」に該当する仕事こそが優先されるべきであり、これらには概ね「頼まれた相手」、「渡すべき相手」が存在しています。あくまで自分だけで完結する仕事が、これらを優先することはあり得ないのです。
我が総務部は、他社の総務部と何ら変わるところはありません。総務部の役割は、大別して ①人事労務、②財務経理、③総務庶務、④営業事務、⑤資産管理の5つです。

1.相手の求めに応えること 2.周囲に負担をかけないこと 3.自分のペースで仕事を進めること

この 3つの本質、実は、当たり前のことを、当たり前にこなすだけなのです。強いて他社と違うとすれば、当たり前の「範囲」と当たり前にこなす「熱さ」かもしれません。これこそ、総務部に課せられた、会社にとっての『チームワーク』を生み出す為に不可欠な歯車の1つであると確信しています。

“一人二役以上”の業務を熟し得る体制。

01

実は総務部が最も多く予期せぬ相手と接している…。

会社の窓口として機能する以上、礼儀・挨拶・身だしなみには細心の注意が求められるわけですが、電話応対であれ接客であれ、ここに弊社組織人としての資質が常に発揮されなくてはなりません。その為には、自らの職務だけに満足な成果を上げていても、求められる人材には到達しません。総務部に至っては、少数で最大効果を生み出す ”気の利く” 精鋭でなければならないのです。従って、総務業務のことは、総務部の誰に聞いても分かる。『担当者に聞かないとわからない…』という返しは、あってはならないのです。ただ、総務部の業務というのは会社全体を下支えする部署であって、そもそも仕事の成果が表だって見える必要はありません。つまり、私たちは ”主役”でも ”脇役”でもない、演者を引き立てる制作スタッフであることを自覚して臨んでいます

取締役総務部長説明背景2

02

間接部門であるが、”攻め”の総務部。

”攻め”の総務部・・・その必須要件は、3つの本質を達成する為の、
私が呼ぶ 「4S」 と 「11の掟」 の実践から導かれる。

結果の集計を主業務としており、それが故に正確かつ詳細な事実を知るのは誰よりも早い。だからこそ、聞かれる前に発信することと、待っているのではなく自ら求める姿勢に専念しています。

総務部11の掟

03

教育・研修の場の充実。

資格の取得・・・それは、受ける時イコール受かる時

資格取得について、建設業の総務部員である以上、「建設業経理士」の取得は必須であると考えています。
教育が成功しないパターンとして陥りがちなことは…
①取らせたい側は、「資格取れ…」と口頭でハッパをかけるだけ、②受ける側は、資格を取りたいと思っているのに、無意味な忙しさを理由に、面倒くさがったり、継続しなかったり、分からないところで途切れてしまったり等、取得に対する願望とその為の実行の意欲が時間の経過と共に一致しなくなることです。
そこで、弊社の”チームワーク”たる組織力が登場するのです。当然のことながら、本人がその気にならない限り推奨しませんが、やるとなれば社内の1級合格者である現役の実務社員指導の下、背中を押す役に徹し、会社として強力にバックアップしています。

「会議」とは、参加者全員が各々の意思を自発的に表明し、1つのテーマに対して全員が同じ方向に向かってあらゆる角度から認識を共有する為の討論の場であって、間違っても、進行役や決定権者の独演会ではない。

”成功”を見習い、”失敗”を自分に重ね、これを共有認識し、明日への糧にしています。具体的には、自らの月間行動予定を翌月初に実績回顧し、月例の会議討論の場で「良かった点」及び「悪かった点」を開示発表し、他部員から意見を求め、互いにその実例を以って当月以降のスケジュール実践に活かしています。

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